Excel et Power BI : fiabiliser le pilotage d’activité

Une table exploitable contient une ligne par observation, une colonne par variable et une seule ligne d’en-têtes. Les cellules fusionnées, sous-totaux au milieu des données et valeurs mixtes compliquent les calculs. Gardez une copie des données source.

Pratique : Saisissez les trois lignes, transformez la plage en tableau et ajoutez une quatrième ligne de transport 2×35. Repérez une quantité volontairement saisie comme texte.

Une formule doit exprimer une règle métier compréhensible. Une référence relative se déplace quand on copie la formule ; une référence absolue conserve la cellule. Le symbole dollar permet de fixer colonne et/ou ligne.

Pratique : Créez les calculs sur quatre lignes, puis changez le taux à 5 %. Expliquez pourquoi les résultats évoluent sans modifier chaque formule.

Un résultat sans message d’erreur peut être faux. Les contrôles doivent vérifier le sens des données : quantités négatives, catégorie inconnue ou poste manquant. Masquer toutes les erreurs avec une valeur zéro peut cacher un problème.

Pratique : Introduisez trois anomalies : quantité 800, prix vide et catégorie « diverss ». Faites une feuille de contrôle qui les signale, puis corrigez depuis le brief.

Une synthèse doit répondre à une question : coût par catégorie, statut ou période. Un tableau croisé ne dispense pas de vérifier la plage source, le type de calcul et l’actualisation. Compter les lignes n’est pas sommer les montants.

Pratique : Construisez la synthèse, ajoutez une dépense accueil de 10 puis actualisez. Expliquez le passage à 400 et conservez la preuve.

Un budget utile sépare hypothèses, données, calculs et synthèse. Le prochain utilisateur doit savoir où saisir et ce qu’il ne doit pas écraser. Protéger une feuille évite certaines modifications accidentelles mais ne remplace pas le contrôle d’accès au fichier.

Pratique : Projet : livrez le budget complet avec huit tests et une note de cinq lignes expliquant total, réserve et principale dépense. Faites le vérifier par un autre lecteur.

Un tableau de bord fiable commence par des données définies : une ligne représente quoi, à quelle date et dans quelle unité ? Power Query conserve des étapes de transformation ; une correction manuelle isolée peut disparaître à l’actualisation.

Pratique : Importez trois lignes puis ajoutez une anomalie de type et un doublon. Définissez la règle de traitement et conservez le journal.

Une relation relie des tables par des clés. Une clé non unique du côté attendu peut produire des doublons et des calculs trompeurs. Le grain de chaque table doit être explicite.

Pratique : Dessinez le modèle puis créez deux tables liées. Testez une clé inconnue et une clé dupliquée. Expliquez leur effet.

Une mesure est évaluée dans un contexte de filtre. Un total peut différer de la somme de ratios affichés, notamment pour une moyenne ou un taux. Il faut définir l’indicateur avant d’écrire la formule.

Pratique : Créez total, nombre et moyenne. Filtrez une catégorie et expliquez le changement. Ajoutez un groupe de taille différente pour tester le piège des moyennes.

Un écran doit répondre à une question précise. Trop de visuels et des axes trompeurs rendent la lecture difficile. Les couleurs doivent avoir une signification stable et rester lisibles.

Pratique : Créez une page avec trois cartes, un graphique et une table. Testez deux filtres et le cas sans résultat.

Un rapport local et un rapport partagé n’ont pas les mêmes contraintes. Vérifiez licences, accès et règles de confidentialité avant diffusion. Une actualisation doit être testée et surveillée.

Pratique : Projet : livrez modèle, mesures, rapport, dictionnaire et huit tests. Expliquez une anomalie de total et sa correction au formateur.